Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация

Опубликовано: 24.01.2018





Услуги консалтинговой компании могут помочь:

повысить производительность бизнес-процессов; оптимизировать расходы; повысить прибыль. Подробнее об услугах...



Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.



Схемы документооборота


Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Из статьи вы узнаете:

Схема документооборота на предприятии

Основная задача документооборота – документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого

процесса.

Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения. Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными.

Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются. В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей.



Организация электронного документооборота


Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, – это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.

На первый взгляд кажется, что автоматизация может полностью изменить формы работу предприятия, но это далеко не так. Внедрение системы электронного документооборотапозволит изменить работу лишь нескольких участков предприятия, при этом сама организация такого функционала может вызвать серьезные вопросы.

Важные моменты

Перевод всех имеющихся документов в отдельно взятой компании в электронный формат сейчас просто необходим. Аналогичная ситуация произошла в 90-ых годах с системой бухгалтерского учета. Информация должна быть обработана качественно и очень быстро, поскольку знание на сегодняшний день превосходит по значимости материальные потоки.

Кроме того, данные не должны попасть в руки сторонних людей, иначе компания станет уязвимой, и ее легко можно будет уничтожить. Существует целый ряд проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям, ведущим бумажный документооборот:

материалы могут быть утеряны; появляются файлы, в которых сложно определить авторов и назначение; документы могут попасть в руки сторонним людям; на поиск нужных материалов может уходить огромное количество рабочего времени; каждый файл копируется, за счет этого возникают дополнительные траты на канцелярские принадлежности и бумагу; согласование документации и ее подготовка требует большого количества времени.

При переводе организации на электронный документооборотможно избавиться от всех этих сложностей, а также:

Читайте также

повысить общую эффективность предприятия, упростив работу с материалами; сформировать слаженную систему работы внутри компании; увеличить оперативность получения необходимых данных; повысить общую трудовую производительность сотрудников предприятия, что возможно за счет снижения времени, которое тратится на работу с документами; сформировать разные права для всех сотрудников предприятия, согласно которым они будут получать доступ к информации.

Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий


Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.



Автоматизация документооборота. Система электронного документооборота. Улучшение работы предприятия благодаря СЭД.


Уже ни для кого не является новостью тот факт, что работа с документами зачастую производится на электронных носителях. Бумажная документация получает своих двойников в виртуальном мире, а иногда предприятия и вообще обходятся без оных, используя только электронные документы. Это делает рабочий процесс намного динамичнее. Отсутствие системы электронного документооборота на предприятии говорит скорее не о консервативных методах ведения бизнеса, а о незрелости бизнес-процессов и нежелании вводить инновации на предприятии. В этой статье мы расскажем о преимуществах СЭД или же иными словами ECM-системы.

Ключевые составляющие СЭД

Для начала разберемся же, что такое система электронного документооборота. СЭД – это многопользовательская электронная система, которая сопровождает рабочий процесс с целью ускорить и обеспечить выполнение организационных функций. Иными словами – это круговорот документа в электронном хранилище. Первым этапом работы СЭД является создание документа. После проверки всех реквизитов, документ отправляется на утверждение, после чего он регистрируется в системе. После этого идет исполнение подписанного документа. После проведенной аналитики, документ отправляется на хранение. Весь этот процесс может занять несколько минут. Работа с документов производится, не покидая рабочего места.

Рисунок 1 – Путь документа в Системе электронного документооборота



Организация документооборота на предприятии


Оглавление

Введение

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного обеспечения управления

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Выводы и рекомендации

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен [1] .Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. [2] Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.



Электронный документооборот на предприятии


 

По состоянию на декабрь 2013 года

Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т.д. О том, что такое электронный документооборот на предприятии,  и как он организовывается, расскажем в данной статье.

Под обычным документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

Документ, как определяет его ГОСТ Р 51141-98 <1>, - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В свою очередь, электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

--------------------------------

<1> ГОСТ Р 51141-98 "Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.



2.5. Примерный график документооборота / КонсультантПлюс


31. В соответствии с пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н, при формировании учетной политики организации утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации.

В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

32. График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.

График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:

- повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

- выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).



Электронный документооборот


Безопасность платежей обеспечивается с помощью Банка-эквайера (ГАЗПРОМБАНК (Акционерное Общество)), функционирующего на основе современных протоколов и технологий, разработанных платежными системами МИР, Visa International и Mastercard Worldwide (3D-Secure: Verified by VISA, Mastercard SecureCode, MirAccept). Обработка полученных конфиденциальных данных Держателя карты производится в процессинговом центре Банка, сертифицированного по стандарту PCI DSS. Безопасность передаваемой информации обеспечивается с помощью современных протоколов обеспечения безопасности в сети Интернет.

Перед оплатой Владелец карты должен быть уверен, что Банк-эмитент карты разрешает отплаты через интернет и активировал для карты функционал 3DS. При отсутствии в Банке-эмитенте правильной активации 3DS и связки с номером телефона к Вам просто не придет смс для подтверждение операции.

При оплате данные Вашей пластиковой карты вводятся на платежной странице Банка с использованием защищенного канала. Информация передаётся в зашифрованном виде и обрабатывается только на специализированном сервере банка.

После нажатия кнопки «оплатить» Вы будете направлены на защищенную платежную страницу процессингового центра Банка, где необходимо ввести данные пластиковой карты.

В случае успешной авторизации Вы получите от сайта уведомление о том, что оплата проведена и/или описание порядка получения товара/услуги.

При ошибочном перечислении денежных средств необходимо заполнить Заявление о возврате денежных средств. В заявлении необходимо указать паспортные данные заявителя и номер ключа, полученного на адрес электронной почты после оплаты тарифа. В соответствии с п. 4.18 Лицензионного соглашения, возврат денежных средств возможен только до момента активации тарифа при помощи полученного ключа активации. Возврат денежных средств будет произведен на банковскую карту с которой производилась оплата тарифа.

Заявление о возврате денежных средств



Шпаргалка делопроизводителя


расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

Сделайте документооборот на предприятии централизованным . То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.

Внедрите электронный документооборот . Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

10 причин внедрить электронный документооборот>>

Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже .

Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

Порядок регистрации документов>>

Повысьте профессиональный уровень работников , отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Обзор систем электронного документооборота



Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.



Электронный документооборот с контрагентами. Программа Docsvision - cистема автоматизации электронного документооборота в организации.


Docsvision — система организации документооборота.

Управленческая деятельность напрямую связана с управлением документами. В условиях обостряющейся конкуренции организация документооборота и автоматизация процессов документооборота становится практической необходимостью. Высокая скорость обработки документов, организация их упорядоченного хранения, контроль исполнения заданий и т.д. – эти процессы во многом определяют эффективность работы любой компании. Сегодня мы можем даже наладить электронный документооборот с контрагентами (программа автоматизации документооборота позволяет это реализовать). 

Система электронного документооборота Docsvision — решение, которое позволяет организовать электронный документооборот в организации комплексно, — за счет автоматизации процессов делопроизводства увеличить управляемость бизнес-процессов.

Рассмотрим, как организация документооборота с помощью Docsvision помогает оптимизировать процессы делопроизводства.

Ускорение процессов обработки документов – регистрация, согласование, передача документов ответственным сотрудникам и т.д; сокращение затрат на печать и копирование документов; организация упорядоченного хранения документов; настройка механизмов контроля деятельности и, как следствие, обеспечение исполнительской дисциплины; предотвращение потери документов; обеспечение эффективного взаимодействия между подразделениями; минимизация рисков невыполнения заданий и поручений; возможность реализовать электронный документооборот с контрагентами.

В совокупности подобные изменения показателей деятельности компании обеспечивают ее управляемость и прозрачность всех бизнес-процессов.