Системы документооборота: виды, технологии и программы автоматизации документооборота

Опубликовано: 25.01.2018


Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. На «этажах» иерархии документы нередко теряются, срываются сроки их исполнения, а в результате — резко снижается эффективность управления, уходят клиенты. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота (СЭД), о которых мы поговорим ниже.

Отечественные системы электронного документооборота (СЭД) впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

На заметку
Применение СЭД крупными и средними компаниями в России постепенно становится массовым. Как показало исследование информационно-аналитической службы Docflow, в 2014 году 56% компаний полностью внедрили СЭД, а 40% находились в процессе внедрения. К началу 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД [1] .

Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.



Электронный документооборот


Уважаемые Абоненты!

ООО «РВК-Воронеж» в процессе технологического присоединения предлагает своим абонентам использовать сервис электронного документооборота с заявителями с использованием электронной подписи.

Электронный документооборот осуществляется через систему «СБИС», разработчиком которой является ООО «Компания «Тензор»» с соблюдением всех требований законодательства, через аккредитованных Федеральной Налоговой Службой РФ операторов (например, http://tensor.ru , http://ktkt.ruи др.).

Сервисом могут воспользоваться абоненты (юридические или физические лица), которые дали согласие на изменение порядка предоставления расчетных документов в рамках договора с Водоканалом (договора холодного водоснабжения/водоотведения или единого договора водоснабжения и водоотведения).

Для работы с электронным документооборотом необходимо выполнить несколько шагов:

Зарегистрироваться в информационной системе СБИС через выбранного оператора электронного документооборота и получить электронную подпись. Использовать информационную систему «СБИС» для юридически значимого электронного документооборота.

По техническим вопросам и вопросам регистрации в информационной системе «СБИС»необходимо обращаться по телефонам технической поддержки операторов электронного документооборота или на help.sbis.ru



Внедрение системы электронного документооборота


Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов. Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.

Из статьи вы узнаете:

что дает внедрение системы электронного документооборота в организации; каковы цели внедрения электронного документооборота; каковы основные этапы внедрения электронного документооборота; что содержится в приказе о внедрении электронного документооборота.

В настоящее время эффективность внедрения системы электронного документооборота на предприятии уже не вызывает сомнений. При невысоких затратах на техническое и программное обеспечение такие системы позволяют существенно повысить исполнительскую дисциплину, качество документооборота и производительность труда, существенно сократив время принятия и трансляции управленческих сигналов.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Оптимизация документационного обеспечения деятельности любого предприятия ведется в нескольких направлениях:

повышение качества информационного содержания документов: их разработка в необходимом и достаточном количестве, соответствие наименований содержанию, исключение дублирующих друг-друга по сути и содержанию документов; создание, оформление и утверждение документов в соответствии с принятыми государственными и локальными стандартами; повышение экономичности действующей на предприятии системы документооборота: маршрутизация с возможностью контроля сроков исполнения, совмещение первичного бухгалтерского и кадрового учета с процессом оперативного управления; сокращение времени обработки и прохождения документа, возможность быстрого поиска нужного документа, организация хранения больших объемов информации.

Все эти задачи легко решаются путем внедрения системы электронного документооборота в организации, позволяющей автоматизировать процесс создания, разработки и учета документов, контролировать их распространение и перемещение, обеспечить их оперативную обработку, поиск и хранение.



Документооборот. График документооборота


Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.



Электронный документооборот: понятие, применение, функции


Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Развитие информационных технологий не стоит на месте, а вместе с ними развиваются и бизнес-процессы, а что-то совсем сходит на нет. Так, постепенно различные компании, в том числе и государственные структуры, переходят от бумажного документооборота к электронному. Понятие “электронного документооборота”, основных форм систематизации и внедрения мы рассмотрим в данной статье. Оставайтесь с нами. Надеюсь, что представленная информация позволит значительно сократить временные, трудовые и финансовые затраты вашего бизнеса или, в случае если вы только планируете стать предпринимателем, предотвратить допуск ошибок в этом направлении.

Содержание:

1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?
2. Что такое автоматизация электронного документооборота? Электронный документооборот: плюсы и минусы
3. Что нужно для перехода на электронный документооборот?
4. Виды систем электронного документооборота
5. Проблемы внедрения систем электронного документооборота
6. Электронный документооборот в государственных закупках

1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.



Организация документооборота на предприятии


· распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

· информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

· документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

4. Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис.4.К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Рис.4. Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.



«EastSoft» - Cистемы автоматизации предприятий | ERP системы | Системы электронного документооборота | Поставка и монтаж сетевого оборудования ЛВС СКС ВОЛС |


Поставка и внедрение информационной системы (класса Enterprise Resource Planning System), управления и планирования производственных ресурсов на машиностроительных предприятиях, "Omega Production" (Omegasoftware). Система охватывает все переделы производственного процесса предприятия: от технической подготовки производства до сопровождения продукции в гарантийный и постгарантийный периоды.

Мы предлагаем различные системы электронного документооборота (СЭД), архивного дела, системы класса Enterprise content management (ECM). Возможность автоматизации делопроизводства как для предприятий малого бизнеса так и крупных холдинговых структур. Быстрое внедрение, невысокие цены.

Поставка и внедрение информационной системы управления "ПАРУС - Предприятие 8" .Система предназначенная для крупных, а также средних предприятий. В основу решений "ПАРУС-Предприятие 8" положен модульный принцип при взаимосвязи всех подсистем с единой базой данных, что обеспечивает возможность автоматизации полного цикла управления предприятием.

Проектирование, монтаж, тестирование и обслуживание сетей передачи данных и голоса (ЛВС/СКС/VoIP).
Монтаж волоконно-оптических линий связи (ВОЛС).
Поставка активного и пассивного сетевого оборудования - NetGear, HP, Cisco, Zyxel, Yealink, Legrand, Molex, HyperLine, Саянский пластик.



Как организовать электронный документооборот предприятия


Под словом «документооборот» скрывается очень трудоемкая и муторная работа, знакомая любому секретарю, кадровику и менеджеру: обработка огромного количества бумажных документов, без которых трудно представить деятельность современного предприятия. Управление информационными ресурсами и документацией организации — это очень сложный процесс. Система электронного документооборота Comindwareпозволяет максимально автоматизировать эту процедуру, существенно увеличить скорость обработки информации, снизить потери времени и затраты на обмен данными.

Какие проблемы решает электронный СЭД?

При ручной обработке бумаг ошибка одного сотрудника может негативно повлиять на работу всего предприятия. Потеря какого-либо важного акта, контракта или ошибка в его содержании вполне могут испортить репутацию организации. При отсутствии автоматизированного документооборота нередки такие негативные факторы:

утеря документов; рост затрат на обработку сведений; несвоевременное принятие важных решений; слишком медленное движение бумаг между сотрудниками и отделами;

Автоматизация обработки документов

Система электронного документооборота (СЭД)Comindware разработана для устранения всех негативных факторов ручной обработки, обеспечения порядка и оперативности в движении входящих и исходящих документов, соблюдения сроков и надлежащего хранения данных. Применение на предприятии СЭД Comindware позволяет построить с партнерами плодотворное сотрудничество и избежать претензий от представителей контролирующих органов.

В типовом решении системы предусмотрена комбинация основных опций и функций для быстрой интеграции в деятельность любого предприятия, которые в дальнейшем могут быть изменены и адаптированы под индивидуальные нужды организации.

    Виды и способы организации документов Справочник документации предприятия Входящие/исходящие документы Организационные документы Протоколы проведенных совещаний Кадровое делопроизводство Бизнес-процессы Подготовка, согласование и утверждение контрактов и проектов. Исполнение поручений руководителя Подготовка и проведение конференций и совещаний Функционал Автоматическое генерирование документов Автораспознавание деловых бумаг Сканирование через камеру мобильного приложения Запуск бизнес-процессов в автоматическом режиме Работа через мобильные приложения Интеграция с системами ECM

Организация документооборота на предприятии


Глава 1.Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».



Единая система документооборота


Единая система документооборота для большинства российских предприятий давно уже является объективной реальностью. Это эффективный инструмент повышения производительности труда за счет повышения прозрачности бизнес-процессов и качества управления.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужна единая система документооборота на предприятии

Сегодня под термином «документооборот» предприятия, учреждения или органа власти однозначно понимается организация создания, обработки, исполнения и хранения документов в электронном формате. Любое предприятие, даже самое небольшое, использует компьютеры для ведения документооборота и специальное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать все его процессы и процедуры.

Любой документ, созданный в цифровом формате, будь то текст, электронные таблицы или графика, может иметь свои атрибуты — поля значений, в которые вносятся сведения, в том числе, о:

наименовании документа; его авторе или организации, откуда документ поступил; типе документа; его кратком содержании, сути; дате создания; входящем или исходящем регистрационном номере; фамилии лица, которому документ передан на исполнение; сроках исполнения документа.

Все это позволяет регистрировать такие документы в общей базе данных — основе единой системы делопроизводства и документооборота предприятия. В такой базе данных каждому документу уже в момент создания или регистрации автоматически присваивается свой уникальный идентификационный номер, по которому он может однозначно определяться. Таким образом, каждый документ может быть в любой момент найден по своему идентификационному номеру или по совокупности признаков, формируемой в виде запроса пользователя.